Trotz Digitalisierung: Einkaufsmanager beklagen Schwächen bei Rechnungsprüfung und Bezahlung

Neu-Isenburg, 27. Februar 2024

Obwohl die überwältigende Mehrheit der deutschen Unternehmen ihre indirekte Beschaffung inzwischen digitalisiert hat, sehen die zuständigen Einkaufsmanager in dem Prozess noch Schwachstellen. Das belegt eine Befragung des Corporate-Payment-Experten AirPlus von 534 Einkaufsverantwortlichen in neun europäischen Ländern (Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich und Schweiz). In Deutschland nahmen 102 Einkaufsprofis an der Befragung teil.

Unter indirekter Beschaffung versteht man die Aufwendungen für Dienstleistungen und Güter, die für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden und nicht direkt in den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens einfließen – etwa für Marketing, IT, Telekommunikation, Logistik oder Gebäudemanagement. Die Befragung von AirPlus deckt dabei Licht und Schatten auf.

E-Procurement und standardisierte Prozesse sind die Norm

Nahezu alle der befragten deutschen Unternehmen (98 Prozent) gaben an, ihre Beschaffungsprozesse inzwischen mit einer Softwarelösung (E-Procurement) digitalisiert zu haben. Damit ist Deutschland in puncto Digitalisierung der Spitzenreiter in Europa (Durchschnitt: 80 Prozent).

Am häufigsten kommen dabei selbst entwickelte Lösungen zum Einsatz (von 19 Prozent genannt), dicht gefolgt von IBM Procure und SAP Concur Invoice (jeweils 17 Prozent) und Coupa (6 Prozent).

Bei rund der Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) gibt es ein standardisiertes Verfahren für die indirekte Beschaffung – hier hinkt Deutschland dem europäischen Durchschnitt von 64 Prozent hinterher. Allerdings planen 38 Prozent der befragten deutschen Unternehmen derzeit, ein solches Verfahren einzuführen.

Rechnungskontrolle und Bezahlung stellen Einkaufsprofis vor Herausforderungen

Die Einkaufspolitik ihres Unternehmens hinsichtlich des Purchase-to-pay-Prozesses ist für die meisten Befragten noch verbesserungswürdig. Ganz besonders bei der Kontrolle der Rechnungen sehen die Einkaufsprofis Ineffizienzen (von 63 Prozent genannt), aber auch bei der Bezahlung (48 Prozent) sowie der Bestellung (35 Prozent). Lediglich 11 Prozent der Befragten sind mit dem Prozess zufrieden.

Die Frage nach den üblichen Bezahlmethoden bei der indirekten Beschaffung zeigt ein gemischtes Bild: Am häufigsten kommen virtuelle Kreditkarten zum Einsatz (48 Prozent), gefolgt von physischen Kreditkarten und Überweisungen (jeweils 42 Prozent). Mehr als ein Drittel der Befragten (39 Prozent) gab zudem an, dass Mitarbeiter in ihrem Unternehmen bei der Bezahlung privat in Vorlage gingen und später eine Rückerstattung erhielten.

„Die Unternehmen haben erkannt, dass effiziente Einkaufsprozesse digital sein müssen, und entsprechende Investitionen getätigt. Dass die Einkaufsprofis bei der Bezahlung aber noch Verbesserungsbedarf sehen, ist wenig verwunderlich“, kommentiert Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments bei AirPlus. „Die Bezahlung per Überweisung, Handkasse oder privater Vorleistung der Mitarbeiter ist mit einem großen manuellen und zeitlichen Aufwand verbunden – insbesondere bei Beschaffungen über Webshops oder Portalen bei Händlern oder Servicepartnern sowie bei dringlichen Ad-hoc Bestellungen. Zudem entgehen den Unternehmen dabei wichtige Informationen, die ihnen helfen könnten, ihre Ausgaben und Prozesse zur Rechnungsprüfung zu optimieren. Bezahllösungen wie virtuelle Kreditkarten liefern genau diese Daten und lassen sich gleichzeitig schnell und unkompliziert von jedem Mitarbeiter generieren und einsetzen – innerhalb eines definierten Rahmens. Firmen sollten sich jetzt mit dieser Möglichkeit auseinandersetzen, da immer mehr Bestellungen online stattfinden und eine Kartenzahlung erfordern.“

Expertise im Corporate Payment

AirPlus hat sein Spektrum in den vergangenen Jahren kontinuierlich erweitert – vom Experten für Geschäftsreisemanagement zum Experten für Corporate Payment. So hat das Unternehmen eine spezielle virtuelle Kreditkarte für die Bezahlung von Artikeln wie Softwarelizenzen, Bürobedarf und Online-Werbung eingeführt und ist Partnerschaften mit namhaften Akteuren der Beschaffungsbranche eingegangen, darunter Coupa Software, Mazepay, THL Pay und Piteco. Insgesamt hat AirPlus mehr als 4.000 Partner und Datenquellen angebunden und arbeitet eng mit mehr als 60 IT-Partnern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Lösungen nahtlos in jedes Kunden-Ökosystem integriert werden können.

Über AirPlus International:

AirPlus International ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen im Bereich Corporate Payment. 53.000 Firmenkunden setzen bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen und weiterer Einkaufsleistungen auf AirPlus. Unter der Marke AirPlus International werden die Produkte und Dienstleistungen weltweit vertrieben. AirPlus ist Issuer der Card Schemes UATP und Mastercard. Der AirPlus Company Account ist das erfolgreichste Abrechnungskonto innerhalb des UATP. Weitere Informationen auf www.airplus.com.